Das Arbeiten im Homeoffice ist spätestens seit der Corona-Pandemie ein fester Bestandteil der Arbeitswelt geworden. Viele Arbeitnehmer und Selbstständige arbeiten mittlerweile vollständig oder teilweise von zu Hause aus, was steuerliche Fragen zur Abzugsfähigkeit von Kosten aufwirft. Der Gesetzgeber hat hier in den letzten Jahren Anpassungen vorgenommen, um die steuerliche Absetzbarkeit von Verpflichtungen für das Homeoffice transparenter zu gestalten und auf die veränderten Arbeitsbedingungen zu reagieren. Im Jahr 2024 gibt es erneut einige Neuerungen und Besonderheiten zu beachten, die sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber relevant sind.
1. Homeoffice-Pauschale: Grundlagen und aktuelle Entwicklungen
Seit 2020 gibt es die sogenannte Homeoffice-Pauschale, die es Arbeitnehmern und Selbstständigen ermöglicht, die Kosten für die Arbeit von zu Hause auch dann steuerlich geltend zu machen, wenn kein separates Arbeitszimmer vorhanden ist. Diese Pauschale wurde mit dem Jahressteuergesetz 2024 erneut angepasst und um einige Regelungen erweitert.
a) Höhe und Voraussetzungen der Homeoffice-Pauschale
Die Homeoffice-Pauschale beträgt aktuell 6 Euro pro Tag, maximal jedoch 210 Tage im Jahr. Damit können jährlich bis zu 1.260 Euro steuerlich geltend gemacht werden. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer tatsächlich an diesen Tagen im Homeoffice gearbeitet hat und der Arbeitgeber keinen anderen Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt hat.
b) Abgrenzung zur doppelten Haushaltsführung
Die Homeoffice-Pauschale ist eine Alternative zur doppelten Haushaltsführung und ersetzt keine anderen Werbekosten. Arbeitnehmer, die sowohl im Homeoffice als auch an einem festen Arbeitsplatz tätig sind, können dennoch die Homeoffice-Pauschale für die Tage geltend machen, an denen sie ausschließlich zu Hause gearbeitet haben.
c) Erweiterungen und Besonderheiten für 2024
Im Jahr 2024 wurde die Homeoffice-Pauschale erweitert, um die veränderten Arbeitsbedingungen besser abzubilden. Neu ist, dass die Pauschale nun auch für hybride Arbeitsmodelle gilt, in denen Arbeitnehmer teilweise zu Hause und teilweise im Büro tätig sind. Darüber hinaus wurde die Dokumentationspflicht für Arbeitnehmer vereinfacht. Statt einer detaillierten Aufzeichnung der Homeoffice-Tage reicht nun eine monatliche Zusammenfassung.
2. Das häusliche Arbeitszimmer: Voraussetzungen und Abzugsmöglichkeiten
Arbeitnehmer und Selbstständige, die ein häusliches Arbeitszimmer nutzen und es ausschließlich beruflich nutzen, haben weiterhin die Möglichkeit, dieses abzusetzen. Hier sind jedoch strenge Voraussetzungen zu beachten, die auch im Jahr 2024 weiterhin gelten.
a) Abzugsfähige Kosten
Zu den abziehbaren Kosten gehören anteilige Ausgaben für Miete, Nebenkosten, Heizung, Strom und Reinigung. Diese Kosten können entweder vollständig oder begrenzt abgezogen werden, je nachdem, ob das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit darstellt.
b) Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit
Ist das Arbeitszimmer der Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit, können die Kosten unbegrenzt als Werbe- oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Der Mittelpunkt liegt vor, wenn die wesentlichen und prägenden Tätigkeiten im überwiegenden Arbeitszimmer stattfinden. Dies trifft z. B. auf Selbstständige, Heimarbeiter oder freiberufliche Berufe wie Schriftsteller und Grafiker zu.
c) Begrenzter Abzug
Falls das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der Tätigkeit darstellt, sondern für die berufliche Arbeit erforderlich ist (z. B. Lehrer, die zu Hause Unterricht vorbereiten), können bis zu 1.250 Euro pro Jahr abgezogen werden. Im Jahr 2024 wurde zudem klargestellt, dass der Abzug pro Person gilt, nicht pro Wohnung. Somit können auch Ehepaare oder Lebenspartner, die jeweils ein Arbeitszimmer nutzen, den Abzug jeweils beanspruchen.
3. Betriebsausgaben und Werbungskosten: Absetzbarkeit weiterer Homeoffice-Kosten
Neben der Homeoffice-Pauschale und den Kosten für das häusliche Arbeitszimmer können Arbeitnehmer und Selbstständige weitere Ausgaben als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend machen, sofern diese beruflich bedingt sind. Dazu gehören insbesondere:
- Arbeitsmittel : Kosten für Schreibtische, Bürostühle, Laptops und andere technische Geräte, die beruflich genutzt werden, sind als Arbeitsmittel absetzbar. Bei Geräten, die auch privat genutzt werden, ist der Anteil der beruflichen Nutzung abzuschätzen und nur dieser Anteil abzugsfähig.
- Fortbildung und Fachliteratur : Aufwendungen für berufliche Fortbildung und Fachliteratur, die zur beruflichen Weiterentwicklung genutzt werden, sind als Werbungskosten absetzbar. Darunter fallen Kosten für Bücher, Seminare oder berufsspezifische Online-Kurse.
- Telefon- und Internetkosten : Telefon- und Internetkosten können ebenfalls anteilig als Werbekosten geltend gemacht werden, wobei eine berufliche Nutzung von mindestens 50 % Voraussetzung ist. Alternativ kann eine Pauschale von 20 % der monatlichen Kosten, jedoch maximal 20 Euro, angesetzt werden.
4. Die Rolle des Arbeitgebers und steuerfreie Zuschüsse
Viele Arbeitgeber unterstützen ihre Mitarbeiter beim Homeoffice, indem sie Zuschüsse oder Ausstattung zur Verfügung stellen. Diese Leistungen sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei.
a) Steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber kann die Kosten für Arbeitsmittel, Internet und andere Homeoffice-spezifische Ausgaben erstatten, ohne dass diese als steuerpflichtiges Einkommen des Arbeitnehmers gelten. Voraussetzung ist, dass die Kosten nachweislich beruflich veranlasst sind. Solche Erstattungen sind steuerfrei, wenn der Arbeitgeber eine Pauschale von bis zu 600 Euro pro Jahr zahlt.
b) Überlassung von Arbeitsmitteln
Stellt der Arbeitgeber Arbeitsmittel wie Laptops, Smartphones oder Büromöbel zur Verfügung, bleibt dies steuerfrei, sofern die Gegenstände im Eigentum des Arbeitgebers bleiben und der Arbeitnehmer sie überwiegend beruflich nutzt. Auch die Übernahme der laufenden Betriebskosten für die Geräte ist steuerfrei möglich.
5. Dokumentationspflichten und Tipps zur steuerlichen Geltendmachung
Die Geltendmachung der Homeoffice-Kosten setzt eine gute Dokumentation und Nachvollziehbarkeit voraus. Hier einige Hinweise zur steuerlichen Absetzbarkeit und den Dokumentationspflichten:
- Nachweis der beruflichen Nutzung : Dokumentieren Sie die berufliche Nutzung des Arbeitszimmers oder der Arbeitsmittel so detailliert wie möglich. Für das häusliche Arbeitszimmer sollte eine Skizze des Grundrisses vorliegen, die zeigt, dass der Raum ausschließlich beruflich genutzt wird.
- Aufbewahrung von Belegen : Belege für die Anschaffung von Arbeitsmitteln, die Renovierung des Arbeitszimmers oder den Kauf von Fachliteratur sollten Sie mindestens 10 Jahre aufbewahren, um diese im Zweifel nachweisen zu können.
- Erfassung der Homeoffice-Tage : Notieren Sie die Anzahl der Tage, die Sie im Homeoffice arbeiten, und bewahren Sie eine monatliche Übersicht für Ihre Steuererklärung auf. Diese Übersicht sollte nachvollziehbar und im besten Fall von Ihrem Arbeitgeber bestätigt sein.
6. Fazit und Ausblick
Die steuerliche Absetzbarkeit des Homeoffice bleibt auch im Jahr 2024 eine komplexe Angelegenheit, die für Arbeitnehmer und Selbstständige relevante finanzielle Vorteile bieten kann. Die Einführung und Anpassung der Homeoffice-Pauschale sowie die Vereinfachung der Dokumentationspflichten sind sinnvolle Schritte, um die steuerlichen Belastungen für Arbeitnehmer transparenter und handhabbarer zu gestalten. Dennoch bleibt das häusliche Arbeitszimmer die bevorzugte Möglichkeit zur Absetzung, wenn es den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit bildet und bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
Für die kommenden Jahre ist zu erwarten, dass der Gesetzgeber auf die zunehmende Verlagerung der Arbeitswelt ins Homeoffice reagieren und gegebenenfalls weitere Anpassungen bei der steuerlichen Absetzbarkeit vornehmen wird. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber sollten sich regelmäßig über aktuelle Entwicklungen informieren, um die steuerlichen Möglichkeiten des Homeoffice optimal zu nutzen. Ein genauer Überblick über die verschiedenen Abzugsmöglichkeiten und die Einhaltung der geltenden Vorschriften kann die steuerliche Belastung spürbar reduzieren und den Umstieg ins Homeoffice finanziell erleichtern.
